El emprendedor que empieza solo su proyecto, como una forma de autoempleo, pero que comienza a evolucionar y a necesitar de una estructura más compleja, suele darse de bruces con la disyuntiva entre confiar tareas de responsabilidad a sus colaboradores y querer mantener todo el control de su proyecto. Esto, no es algo que sea territorio exclusivo del emprendedor: directivos, mandos intermedios, ejecutivos y gerentes de empresas lo viven con asiduidad. Ni que decir tiene que la organización, especialización y distribución de las tareas de una empresa, es un hecho inherente a su crecimiento, y es por ello que el emprendedor debe aprender a delegar y a gestionar el trabajo de la empresa confiando y motivando a sus colaboradores a través de la delegación. Cuando delegamos tareas en ningún caso estamos escurriendo el bulto o haciendo dejación de funciones. Delegar no es sinónimo de trabajar menos, sino de invertir trabajo para mejorar la calidad del mismo.
¿Por qué delegar?
Las razones son variadas, pero es importante tenerlas presentes cuando afloren las dificultades, ya que tendremos la tentación de dejar de delegar y volver a hacer nosotros la tarea en cuestión. Causas objetivas para delegar tareas son: dedicarle el tiempo y el esfuerzo necesario a todas aquellas cosas que sólo puedo hacer yo; motivar a los colaboradores, formándoles en nuevas áreas de trabajo; descubrir el potencial de nuestros colaboradores; crear relaciones de confianza y responsabilidad en el equipo; conseguir equipos de trabajo más eficientes y, por último, conseguir que no haya una sola actividad de la empresa que sólo pueda llevar a cabo una persona.
¿Cómo delegar?
Procura tener claro cuáles son las tareas a delegar y pon en firme las responsabilidades que ellas acarrean, pon a disposición de tu colaborador todas las herramientas necesarias para ello y fórmalo en la materia para que pueda llevar a cabo con garantías aquello que pretendes delegar. No se trata de echarlo a los leones, sino de prepararlo concienzudamente para que sea capaz de llevarlo a cabo. En estos casos, podemos tener la tentación de como requiere demasiado tiempo su preparación no delegamos por no gastar ese tiempo. No delegar por no invertir en formación, puede ser un palo en la rueda que haga que no podamos avanzar hasta que nos decidamos. El no formar con el suficiente tiempo e interés, por contra, lo que supondrá será que probablemente no consiga realizar la tarea asignada de la manera adecuada, con lo que de esa manera, lo que intentaba ser un ejercicio de motivación se convertirá en un acto frustrante para el colaborador y un tiempo perdido para nosotros.
¿Cómo realizo el seguimiento?
Si hemos realizado de forma exlusiva una tarea, es normal sentir cierta desconfianza ante el colaborador cuando delegamos por primera vez esa tarea. Es importante en la delegación tener en cuenta varios elementos para que el seguimiento no se convierta en supervisión constante, pero que a la vez el colaborador se sienta acompañado en su tarea:
- Delega tareas completas, dándole un sentido, fórmale en la materia y explícale cuál es el objetivo final.
- En muchos casos, deberás dotar de una guía de trabajo y/o procedimientos para que no se pierda.
- No estés continuamente revisándole, marca unos puntos de revisión del trabajo, marcando fechas y objetivos en los que se revisarán. Demuéstrale tu confianza haciéndole ver que crees que lo tendrá listo en los plazos estipulados. Estos plazos respétalos y no hagas “visitas sorpresas” a ver si lo pillas haciendo algo mal.
- Si en estos puntos intermedios percibes que los resultados no serán buenos, pilótalo hacia mejores prácticas, pero resiste la tentación de ocuparte tú de la tarea.
- Sé abierto, es decir, puede que nosotros hiciéramos las cosas de una manera determinada, pero respeta que se pueda llegar al mismo destino utilizando rutas distintas… puede que encuentres nuevos buenos procedimientos.
Por último, pero en ningún caso menos importante, debes darle feedback a tu colaborador de cómo ha llevado a cabo la delegación asignada, cuáles han sido los resultados y por supuesto felicitarle si ha realizado con éxito la misión encomendada. ¿Y si no ha salido bien? Analiza dónde ha estado el error, si ha sido en la formación previa, en el seguimiento o en la capacitación del colaborador. Tras esto, es importante realizar un plan de acción que solvente estas dificultades posteriormente.
