Cómo preparar reuniones de trabajo efectivas

Cómo preparar reuniones de trabajo efectivas

En cualquier equipo de trabajo, las reuniones son una parte fundamental en la consolidación del grupo, en la transmisión de información, en el avance de los proyectos, en la motivación del equipo y en desarrollar procesos eficientes en la estructura de cualquier organización. Sin embargo, pese a la importancia que casi todos le dan a tener reuniones efectivas de trabajo, suele ser común que se den ciertos problemas a la hora de establecer reuniones. Los más habituales son:

  • Se convierten en rutinarias y no sirven para nada.
  • El jefe habla y los demás decimos a todo que sí.
  • Se trata sólo de reuniones de información.
  • Cada vez se hacen menos… y más por obligación que por ser útiles.

Las reuniones, llevadas a buen puerto pueden ser grandes aliadas en nuestro día a día, pero para ello han de darse, como mínimo los siguientes aspectos:
1. Participación: Se debe procurar que los asistentes no sólo participen en la reunión en sí, sino que hay que invitarlos a que preparen puntos del orden del día y que sean parte de la toma de decisiones.
2. Eficacia: Debe estar bien organizada, estableciendo tiempos límites, objetivos y aprovecharse no sólo el tiempo utilizado sino la capacidad de todos los presentes.
3. Productividad: Las reuniones deben servir para algo. Deben tomarse decisiones y elaborar conclusiones que puedan motivar a la acción una vez que se salga de la reunión.
4. Integración: Si se hacen reuniones es porque creemos que todos los participantes tienen algo que aportar. Es por ello que hay que conseguir integrar las opiniones y llevar a un ambiente de trabajo en equipo.
5. Creatividad: Cada reunión debe ser un elemento motivador, por lo que es un buen momento para buscar elementos nuevos y fomentando la creación colectiva que se da a través de la complementariedad del grupo.
Las reuniones hay que prepararlas, pero hay que prepararlas bien. Es una irresponsabilidad convocar una reunión sin saber bien lo que se va a tratar. Previamente hay que saber si la reunión es necesaria o si se pueden alcanzar los objetivos propuestos por medio de otros procedimientos más simples. Una vez que esto lo tenemos claro, podemos hablar de tres momentos que son necesarios trabajar a la hora de conseguir reuniones efectivas.

preparar reuniones de trabajo efectivas

1.ANTES DE LA REUNIÓN
a.Convoca a los asistentes con el tiempo necesario, no sólo para que puedan asistir, sino también para que puedan prepararse ellos también la reunión.
b.Redacta un orden del día. Este debe girar en torno a los objetivos que queremos cumplir en la reunión. Pídele a los asistentes si quieren incluir algún punto en el orden del día.
c.Prepara el material y el contenido de la convocatoria.
d.Prepara algo diferente para crear un clima agradable y que consiga establecer espíritu de equipo. Una dinámica de grupo que vaya en relación a los temas a tratar puede ser una buena forma de comenzar la reunión.
2.DURANTE LA REUNIÓN
a.Haz un primer acto de acogida. Tomad un café de manera informal, charlar un rato …
b.Iniciar la reunión presentando los temas a abordar. Siempre es interesante ver los resultados de las reuniones anteriores. Esto ayudará a evitar desfases, corregir errores y felicitarse por las cosas bien hechas.
c.Desarrollo de cada uno de los puntos del Orden del día. Hay que procurar orientar la reunión a resultados. Para ello recordad que lo importante no es tener la razón sino llegar a acuerdos productivos para el proyecto. Siguiendo el esquema de Análisis + Diálogo + Discusión + Animación + Conclusiones
d.Final de la reunión, recordando los compromisos adquiridos en la misma.
3.TRAS LA REUNIÓN
a.La persona encargada debe redactar lo antes posible el acta de la reunión y enviársela a los asistentes.
b.La persona que ha realizado la reunión debe analizar cómo se ha desarrollado y qué elementos pueden mejorarse.
c.Comunicar los compromisos adquiridos, hacer un seguimiento intermedio de los mismos y asegurarse de que se llevan a cabo las acciones que así se han establecido.

Preparar reuniones de trabajo y hacerlas productivas es uno de los momentos más importantes de un manager. De ellas en muchos casos dependerá la motivación o frustración del equipo, por lo que hay que dedicarles el tiempo necesario para lograr que sean un elemento de avance para el equipo y no lo contrario.

 
By | 2015-01-12T16:59:27+00:00 enero 12th, 2015|Blog, Emprendedores, RRHH|0 Comments

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