Cuando un emprendedor inicia su actividad (especialmente cuando viene de ser un trabajador por cuenta ajena), uno de los principales problemas a los que se enfrenta es cómo organizar su trabajo, cómo asegurar la productividad en su labor y cómo hacer para que el tiempo trabajado sea proporcional a los problemas solucionados. Hoy os queremos dar unas claves para responder a la pregunta ¿cómo me organizo sin jefe?
Cuando trabajamos solos y no hay nadie que nos supervise, lo primero que tenemos que aprender es que necesitamos “fiscalizar” nuestra actividad por nosotros mismos. Es decir, tenemos que aprender a controlar y pilotar aquello que hacemos. Una de las sensaciones que me transmiten los emprendedores cuando vienen a que les ayude es que no tienen tiempo a todo y que tienen la sensación de “ir a salto de mata”, o lo que es lo mismo, son las circusntancias las que marcan su agenda. Y aunque esto, por sí solo, no tiene porqué ser negativo, sí es verdad que trabajar únicamente de manera reactiva, en lugar de proactiva, genera un estrés y una ansiedad que conduce normalmente a la sensación de que no somos capaces de controlar nuestro trabajo. Es por ello que os proponemos aquí varias acciones que puedes hacer desde hoy para mejorar tu organización y trabajar de manera proactiva.
Organizarse sin jefe no es una utopía, es una obligación.
No olvides tus objetivos
Ten presente a la hora de organizarte cuáles son tus principales objetivos y recuérdate siempre las causas que te llevaron a emprender. Muchos emprendedores, cuando están en la vorágine de su trabajo y ven que no avanzan o avanzan pero la jornada laboral les aturde, comienzan a desmotivarse. En muchos casos, lo único que necesitan es recordarse por qué están haciendo lo que hacen, recordar qué les llevó a meterse en este lío. El primer paso a la hora de mejorar la organización es seguir teniendo claro cuál es el objetivo fundamental de nuestras acciones. Échale un vistazo de vez en cuando a tu plan de empresa, a la visión y misión que te planteaste, aprovecha como elemento motivador aquéllo que hisciste en un primer momento.
Haz listas y define prioridades
Una buena forma de empezar es sentarte, buscar un lugar y tiempo tranquilo y listar todas aquellas cosas que tienes que hacer. Para hacerlo más fácil empieza por bloques grandes. Piensa cuáles son tus bloques de trabajo. Por ejemplo, un abogado, puede tener como tareas: Trabajar en los casos que tiene asignados, atender a los clientes, formarse de manera continua, actualizar su blog o realizar acciones comerciales. Una vez que tiene esos bloques ir a tareas más detalladas en cada uno de los bloques, concretando lo más posible y poniéndoles fecha de realización. En algunos casos, estas fechas serán reales y en otras las tendremos que detallar nosotros para mejorar nuestra organización. Una vez hecho esto, le otorgamos valor a cada una de ellas, de tal manera que podemos definir, a partir de aquí cuáles son nuestras prioridades y además habremos separado esa maraña que a veces nos hace pensar que tenemos mucho trabajo, pero no sabemos por dónde empezar. Es como una madeja de hilo enmarañada que hasta que no encontramos la punta del hilo, no podemos hacer nada por desliarla.
Dedica tiempo a organizarte
Tú debes marcar cada cuánto tiempo lo haces, pero es importante que dediques un tiempo de tu apretada agenda a organizarte. Por ejemplo, en tu agenda semanal reserva un momento para la organización y para revisar cómo ha ido aquello que te planteaste originariamente. El lunes a primera hora puedes hacer una lista de aquellas cosas que has de realizar esa semana, marcando fechas y horas en las que la vas a hacer. Acude a tu lista de prioridades para realizarlo. Una vez que has introducido en tu agenda ese momento para organizarte, es más importante aún revisar lo que hemos realizado la semana anterior. Ver cuáles de las acciones que nos hemos planteado hemos realizado, ver qué elementos nos han fallado y cómo mejorar nuestra organización posterior.
Sé realista y previsor
Cuando empezamos a organizarnos, es muy común tender a sobreestimar nuestras fuerzas y posibilidades y plantearnos más cosas de las que podemos hacer. Cuando planees tu agenda, procura tener en cuenta todos los aspectos que rodean el día a día de tu trabajo para incluirlos dentro de tu agenda y deja huecos libres, ya que los imprevistos son inevitables y las llamadas, los cafés y los encuentros casuales forman parte de la realidad de tu día a día. Es por ello que si te has planteado una jornada de 8 horas al día, no planees nunca las ocho horas, deja huecos para esos imprevistos y para los retrasos que vayas acumulando. Igualmente a la hora de planificar empieza por aquellas actividades ineludibles que sí o sí debes hacer y a partir de ahí ve trabajando los huecos según tu lista de prioridades.
Delega
Si gestionamos equipos, una de las bases fundamentales a la hora de trabajar es la delegación de funciones (la próxima semana trataremos más en detalle este tema). En mi experiencia liderando equipos, utilizaba el método de las 3 acciones. Cuando organizaba mi día a día siempre listaba:
- 3 cosas que tengo que hacer.
- 3 cosas que tengo que hacer hacer.
- 3 cosas que tengo que enseñar a hacer.
- 3 cosas que tengo planificar para hacer.
Este método me permitía asegurarme que mi equipo iba creciendo porque cada semana el equipo aprendía elementos nuevos y además los ponía en práctica. La delegación de funciones no es, en ningún caso, una dejación de funciones y, además en un primer momento se invierte mucho tiempo, pero una vez instaurado, se consigue avanzar y trabajar de manera más eficiente y motivada en equipo.
Olvídate del papel
…y sobre todo de los post it. Anota todo en un único lugar, si es un archivo informático, una app del móvil o el Calendario de Google, lo eliges tú. Pero es importante organizar toda esa información que va surgiendo a lo largo del día o de la semana en un mismo sitio de tal forma que no perdamos tiempo buscando información o trabajando de forma doble cada vez que vamos a realizar una actividad.
Termina lo que empiezas
No hay nada que genere más estrés que tener un montón de cosas sin finalizar. Además acabar tareas se convierte en un elemento de automotivación importante. Nos dice que somos capaces de realizar lo que nos proponemos, de que efectivamente vamos por el buen camino y nos lleva a continuar con otra labor. Es verdad que hay actividades que nos llevan mucho tiempo y es difícil hacerlas en períodos de tiempo cortos, es por ello que es importante subdividir las tareas grandes en pequeñas tareas que podamos dar por finalizadas. Procura terminar aquello que te propones y no posponerlo más allá de lo estrictamente necesario. No empieces una tarea hasta haber terminado la que le precede.
Descansa y vacía tu mente
Tan importante es para tu organización aprovechar el tiempo que tienes como descansar lo suficiente y hacer otras cosas para estar a pleno rendimiento cuando estés. No estés pensando continuamente en lo que tienes que hacer… ya le dedicas un tiempo para ello. Si te surgen cosas nuevas, anótalas y planifícalas cuando tengas que hacerlo. No dejes que tu tiempo libre se vea amenazado por tu trabajo, porque si no tui trabajo se verá amenazado por tu tiempo libre. Nuestra mente necesita descansar y oxigenarse y si no lo hacemos en algún momento, ella lo hará cuando le venga en gana. El emprendedor, ante los diferentes “agobios” de los que puede nutrirse, puede pecar de presentismo, de entender que tiene que estar las 24 horas trabajando, pero esto al final en lo que se traduce es en una pérdida de productividad, a veces incalculable.
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